تا کنون چند بار شده است که در طول روز کلی کار داشته باشید ولی به انجام هیچ کدامشان نرسید؟ یا برعکس، چند بار شده که کارهای زیادی نداشته باشید، اما بازهم نتوانسته اید همان کارهای کم و ساده را انجام دهید!؟ چقدر بابت انجام ندادن به موقع کارهای خود و دیگران، مشکلات زیادی برایتان به وجود آمده است؟ همه این مشکلات یک دلیل بیشتر ندارند عدم برنامه ریزی مناسب! اگر شما فردی هستید که معمولاً روزهای شلوغی را پشت سر می‌گذارید و مدیریت زمان برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است، برنامه ریزی روزانه می‌تواند زندگیتان را متحول کند. گاهی با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و ترتیب انجام دهیم؛ زیرا هر گونه بی‌نظمی و فراموش کردن این عوامل باعث افت بهره‌وری و احساس خستگی طاقت فرسا در ما می‌شود. برنامه ریزی به عنوان یکی از مهمترین و با اولویت ترین ارکان مدیریت زمان است که زمان حال را به آینده پیوند می دهد.
فواید برنامه ریزی
- استفاده ی بهتر از امکانات
- حلال مشکلات
- مانع ندامت
- با برنامه ریزی کنترل زندگی را به دست بگیر
- چشیدن طعم شادی و رضایتمندی
- راحت‌تر «نه» بگویید
- کاهش استرس
- اولویت بندی راحت تر و ساده تر کارها افزایش سطح تمرکز با برنامه ریزی
- برنامه ریزی عاملی مهم در ایجاد تعادل بین کار و زندگی
- رهایی از بلاتکلیفی و سرگردانی با برنامه ریزی
- رسیدن به جایگاه اجتماعی دلخواه
- تقویت اراده و تصمیم گیری
انواع برنامه ریزی عبارتند از:
- برنامه‌ریزی روزانه: همان‌طور که از نامش پیداست، مخصوص به برنامه‌ها و کارهایی است که قرار است در یک روز انجام شوند.
- برنامه‌ریزی کوتاه مدت: برنامه‌های چند روزه و یا حتی چند تا ماهه را کوتاه مدت می گویند.
- برنامه‌ریزی میان مدت: برنامه‌ای که شامل 3 ماه تا 1 یا نهایتاً 2 سال باشد.
- برنامه‌ریزی بلند مدت: برنامه‌های بیش از 2 ساله را بلند مدت می‌گویند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به روشی گفته می‌شود که ما طبق آن کارایی خود را به حداکثر می‌رسانیم تا به اهداف بلندمدت خویش دست یابیم.
۲۸ توصیه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان
- اصل 1: همیشه الگوی برنامه ریزی و مدیریت زمان داشته باشید.
- اصل 2: قبل از جلسات، نتایج مطلوب خود را مشخص کنید.
- اصل ۳: به منظور مدیریت زمان صحیح،محدودۀ زمانی برای تکالیف مشخص کنید.
- اصل ۴: برنامۀ هفتۀ خود را روز جمعه طرح‌ریزی کنید.
- اصل 5: برنامۀ روزانه درست کنید.
- اصل ۶: لیست «کارهای انجام شده» را نیز به لیست خود اضافه کنید.
- اصل 7: مهمترین و دشوارترین تکالیف خود را اول صبح انجام دهید.
- اصل 9: چند تکلیفی نکنید تا مدیریت زمان به بهترین صورت انجام گیرد.
- اصل ۱۰: منتظر انگیزه و الهام نباشید ، مدیریت زمان را همین الان شروع کنید.
- اصل۱۱: به دنبال کمال نباشید.
- اصل12 : هنگام مدیریت کردن زمان، درگیر جزییات ریز نشوید.
- اصل ۱۳: بین تکالیف، زمان برای استراحت بگذارید.
- اصل ۱۴: بهترین استفاده را از اوقات انتظار ببرید.
- اصل ۱5: ایمیل خود را منظم کنید.
- اصل ۱۶: از اصول مدیریت زمان این است که طرف دیگر مغزتان را ورزش دهید.
- اصل ۱۷: اغلب ورزش کنید.
- اصل ۱۸: خوب بخوابید.
- اصل ۱۹: از تقویم خود برای مدیریت زمان استفاده کنید.
- اصل ۲۰: زمانی برای ریلکس کردن بگذارید.
- اصل ۲۱: نه گفتن را یاد بگیرید.
- اصل ۲۲: کارها را زود تمام کنید.
- اصل ۲۳: هر بار که تلفن زنگ می‌خورد آن را جواب ندهید.
- اصل ۲۴: سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.
- اصل 26: زمان خود را با اپلیکیشن مدیریت زمان Toggl ثبت کنید.
- اصل ۲۷: خوش بگذرانید، فرقی ندارد چه پیش می‌آید.
- اصل ۲۸: زمان خود را حسابرسی کنید.
روش برنامه ریزی بولت ژورنال
- با خرید دفتر مناسب شروع کنید. این که دفتر شما چه ابعادی دارد، سررسیدی بزرگ یا دفترچه یادداشتی کوچک است، کاملا به خود شما، اولویت‌ها و کارهایتان بستگی دارد.
اما بهتر است دفتری باشد که به اندازه‌ی روزهای یک سال، صفحه داشته باشد. (یادتان نرود هر برگ 2 صفحه است پس یک دفتر 200 برگ می‌تواند کافی باشد.) - عدد سال را روی جلد دفتر مشخص کنید. اگر دوست دارید می‌توانید برای این کاور کمی وقت بگذارید و آن را به شکل دلخواهتان طراحی و تزئین کنید.
- صفحه‌ی اول بولت ژورنال را به دو فهرست کلی اختصاص دهید. یکی از این فهرست‌ها باید شامل زمان‌بندی (مثلا ماه‌های سال) باشد و شماره صفحه‌ی هر مورد جلوی آن مشخص باشد تا به‌راحتی آن را پیدا کنید.
فهرست دیگر باید تشکیل شده از اهدافی باشد که در یک سال مدنظرتان است. (مثلا مهارت‌هایی که باید یاد بگیرید، چیزهایی که باید بخرید، کتاب‌هایی که در نظر دارید بخوانید یا هر تجربه‌ی دیگری که در چشم‌انداز یک ساله خود آن را متصور شده‌اید.) این فهرست باید منعطف باشد زیرا گاهی اهداف و انگیزه‌های تازه‌ای پیدا می‌کنید. - ماه‌های سال را با سی صفحه برای هریک در بولت ژونال خود مشخص کنید. می‌توانید برای هرماه نیز یک صفحه‌ی کاور و فهرست درنظر بگیرید و اهداف یک‌ماهه‌ی خود را بنویسید.
- نشانه‌هایی با میل و سلیقه‌ی خود برای مهمترین کارها و موارد، کارهای انجام شده، انجام نشده، قرارهای ملاقات، کنسل شدن برنامه‌ها و… در نظر بگیرید.این نشانه‌ها باید ترجیحا ثابت باشند. از آنجا که خود آن‌ها را انتخاب یا طراحی کرده اید، احتمال فراموشی‌شان کم است اما اگر گمان می‌کنید ممکن است فراموششان کنید، به فهرست‌های ابتدایی خود، یک صفحه را نیز برای نشانه‌ها تنظیم کنید.
نکات مهم:
- این‌که بتوانید همه‌ی کارها را انجام دهید و همه‌ی اهداف را محقق کنید عالی است اما اگر نتوانستید برخی موارد را انجام دهید، فاجعه‌ای رخ نداده است. درواقع یکی از کاربردهای بولت ژورنال، شناخت بیشتر توانایی‌ها و شرایطمان است.
- به کارهای انجام نشده و اهداف محقق نشده فکر و دلایل را بررسی کنید. این اصل در ادامه‌ی روند برنامه‌ریزی حتما به شما کمک خواهد کرد. حتی می‌توانید دلایل را در پایین هر صفحه یادداشت کنید.
- تأثیر نشانه‌ها و طرح‌ها را جدی بگیرید اما در این زمینه تا حدی شلوغ‌کاری نکنید که ذهنتان آشفته شود.
- . باتوجه به روحیات خود برای کارهای انجام شده در هر بازه‌ی زمانی یک جایزه‌ی متناسب در نظر بگیرید.
- بولت ژورنال حاوی موارد کلی است پس تا حد امکان از ورود جزئیات به آن پرهیز کنید.
- زمان نگارش برنامه هر بازه‌ی زمانی پیش از آغاز آن است. برای ماه بعد در روز آخر ماه جاری، برای هفته‌ی بعد در تعطیلات پایان هفته‌ی فعلی و برای روز بعد، از شب پیش برنامه بنویسید.
قطعا برخی برنامه‌ها در روزهای مشخص را از ابتدای ماه یا هفته می‌دانید. آن‌ها را در همان زمانی که می‌دانید، بنویسید. - اگر برنامه‌های دقیق‌تر یک روز را در شب قبل می‌نویسید، می‌توانید ساعت هرمورد را هم بنویسید اما بهتر است این تعیین ساعت نیز به صورت یک بازه باشد تا برنامه انعطاف لازم را داشته باشد.
Loading...
افزودن دیدگاه